Le détail écrit, pour qui veut tout lire
Le contexte
Une entreprise de construction métallique, métallerie-serrurerie et façades, 150 salariés, un atelier de plus de 10 000 m². Toute la gestion d’affaires tient dans un classeur Excel : feuilles de gestion, grand livre analytique, budgets, pointages, base des commandes. Trois personnes savent le lire ; les demandes d’achat circulent par mail et se perdent.
La direction de travaux veut un outil qui centralise recettes et dépenses par affaire et automatise les circuits de validation, sans changer les formulaires que l’atelier, les achats et la comptabilité connaissent.
Ce qui a été fait
- Cadrage sur le terrain : onze formulaires collectés, une demande d’achat réelle disséquée ligne à ligne, les circuits décrits par ceux qui les font ; un cahier des charges de 13 pages en huit volets, un prototype validé en deux allers-retours par volet.
- Lot 1, l’architecture : profils, niveaux hiérarchiques, délégation de pouvoir pendant les congés. Lot 2, les demandes : achat, transport, ordres de fabrication et de peinture, contrats de sous-traitance, avec génération des formulaires au format de l’entreprise pour l’atelier, les achats et la comptabilité.
- Lot 3, le pilotage : chaîne de validation (valider, suspendre, refuser), relances automatiques, alerte à 90 % d’engagement, budgets et reste à facturer par affaire, pointages hebdomadaires avec transfert d’heures, tableau de bord et extractions. Lot 4, tests avec les équipes, formation, migration du classeur.
- En passant, la base fournisseurs : plus d’un millier de fiches saisies à la main pendant des années, dédoublonnées et rattachées à leur identifiant légal, tenues propres par les achats depuis l’outil.
Ce que ça a donné
- Quatre lots mis en service entre septembre et décembre 2021 ; le classeur n’est plus modifié après la migration.
- Délai médian de validation d’une demande d’achat ramené de cinq jours à un jour ; aucune demande perdue ; alertes avant le dépassement, sur trois affaires pilotes puis sur toutes.
- 1 143 fiches fournisseurs consolidées en une par entreprise réelle, 92 % rattachées à leur identifiant légal.
Ce qu’on retient
Le classeur n’était pas le problème, c’était la mémoire de l’entreprise. L’outil l’a gardée telle quelle, formulaires compris, et a ajouté ce qu’un fichier ne peut pas faire : un circuit, des alertes, une base fournisseurs propre.